Riesgos de no adaptarse a VeriFactu: sanciones y pérdida de control en cooperativas y pymes
VeriFactu no es solo una nueva obligación legal, es una revolución en cómo las cooperativas y pymes emitirán, registrarán y protegerán sus facturas en España.
El Real Decreto 1007/2023 (Reglamento VeriFactu) obliga a que todos los programas de facturación cumplan con requisitos de integridad, trazabilidad, inalterabilidad y formatos estandarizados.
Si tu negocio no se adapta para enero de 2026 (si factura bajo el Impuesto sobre Sociedades) o julio de 2026 (autónomos, pymes, entidades sin personalidad jurídica), te expones a sanciones, pérdidas fiscales y riesgos operativos que pueden afectar gravemente la viabilidad de tu empresa.
En Avantik sabemos lo complejo que puede resultar este cambio para cooperativas y pequeñas empresas, por eso en este artículo te explicamos qué sanciones prevé la AEAT, cuáles son los riesgos adicionales y cómo prepararte a tiempo para cumplir sin sobresaltos.
Obligaciones principales que impone VeriFactu para negocios en España
Estas son exigencias reales que la normativa impone, no simples recomendaciones:
- Uso de software de facturación homologado conforme al Reglamento VeriFactu.
- Generación de un registro de facturación que sea inalterable, con formatos definidos, hash criptográfico, firma electrónica o mecanismos equivalentes para garantizar que no pueda ser modificado sin dejar rastro.
- Incorporación de un código QR visible en cada factura, que permita verificar ciertos datos de la factura en la sede electrónica de la AEAT.
- Conservación de los registros de facturación de forma segura, accesible y con garantía de legibilidad, trazabilidad y conservación durante los plazos legales.
Tipos y ejemplos reales de incumplimientos frecuentes
En Avantik es común encontrarnos con cooperativas y pymes con estructuras complejas que repiten ciertos incumplimientos, y sabemos de primera mano que estos errores acarrean riesgos concretos si no se corrigen a tiempo.
Algunos de los errores más frecuentes
- Emitir facturas con software no homologado o versiones que no cumplan los requisitos técnicos de VeriFactu.
- No incluir código QR o no cumplir con los registros exigidos (hash, trazabilidad).
- Alterar o eliminar facturas emitidas, o no conservar copia íntegra de registros de facturación.
- No integrar contabilidad y facturación, lo que puede generar inconsistencias en los libros fiscales.
Sanciones y consecuencias legales por incumplir VeriFactu
El incumplimiento puede tener distintos tipos de consecuencias, dependiendo de la gravedad y frecuencia:
| Tipo de incumplimiento | Consecuencias económicas estimadas | Otras consecuencias legales / operativas |
|---|---|---|
| Software no homologado | Multas desde cantidades significativas por factura o ejercicio fiscal; sanciones crecientes si hay reincidencia. | Inspecciones recurrentes; bloqueo administrativo del programa; invalidez de facturas en efectos fiscales. |
| Omisión de QR / formatos obligatorios | Multas proporcionales al volumen facturado o número de facturas afectadas. | Dificultades en la presentación de declaraciones fiscales; rechazo de deducciones o beneficios fiscales. |
| Manipulación o eliminación de registros | Multas más graves, mayor responsabilidad legal; posibles sanciones penales si hay fraude probado. | Daño reputacional; pérdida de confianza de clientes / proveedores; complicaciones en auditorías. |
Riesgos adicionales relevantes para cooperativas y pymes en España
No adaptarse a VeriFactu no solo implica sanciones económicas. En nuestra experiencia, las consecuencias van mucho más allá: afectan directamente a la estabilidad, la reputación y la capacidad de crecimiento de cooperativas y pymes.
El incumplimiento puede complicar auditorías, limitar relaciones comerciales y generar bloqueos que ponen en riesgo la operativa diaria del negocio.
- Pérdida de beneficios fiscales, deducciones o bonificaciones que estaban disponibles si la contabilidad y facturación estaban al día.
- Daño serio en reputación: clientes, asociaciones u organismos con los que trabajas pueden exigir cumplimiento como condición de colaboración.
- Problemas en auditorías internas o externas, especialmente si faltan registros o hay inconsistencias.
- Rigidez operativa: bloqueos administrativos, dificultades con proveedores o clientes que solicitan facturas válidas conforme a normativa.
¿Cómo evitar sanciones por incumplimiento de VeriFactu? Pasos prácticos para cooperativas y pymes
Aquí tienes un plan concreto que desde Avantik recomendamos para reducir los riesgos al mínimo:
- Auditoría técnica inmediata de tu sistema de facturación: verificar si tu software actual cumple (o puede actualizarse) con los requisitos del Reglamento.
- Elegir e implantar un software homologado antes de los plazos legales, garantizando capacidad de generar registros de facturación seguros, QR, formatos digitales.
- Formar al equipo encargado de emitir facturas y de llevar contabilidad: que sepan dónde mirar, qué vigilar, cómo evitar errores comunes.
- Definir políticas internas de control: registros, copias de seguridad, trazabilidad clara, procedimientos de anulación de facturas si es necesario.
- Asesoramiento especializado: contar con profesionales fiscales y de software que te acompañen y te ayuden a documentar el cumplimiento, resolver dudas y prevenir sanciones.
¿Cómo Avantik te ayuda a evitar sanciones y ganar control con VeriFactu?
Desde Avantik recomendamos empezar cuanto antes y con rigor: anticiparse al cambio no solo evita sanciones, sino que te da ventaja operativa, te aporta tranquilidad fiscal y fortalece la confianza tanto dentro como fuera de tu organización.
Si quieres que revisemos juntos tu sistema de facturación y adaptarlo a VeriFactu sin sorpresas, contáctanos ahora. En Avantik estamos preparados para acompañar a las cooperativas y las pymes con soluciones seguras y efectivas para la transición a la facturación electrónica.
Preguntas frecuentes sobre los riesgos y las sanciones de VeriFactu
Cada factura emitida con un programa no certificado puede considerarse inválida y acarrear multas desde 1.000 € por documento. Además, Hacienda puede bloquear su validez y exigir la regularización inmediata.
No. Todas deberán adaptarse al calendario oficial: enero de 2026 para sociedades y julio de 2026 para autónomos y entidades sin personalidad jurídica. La complejidad de su estructura no exime del cumplimiento.
No. Además de las multas, puede haber pérdida de beneficios fiscales, inspecciones más frecuentes y riesgos reputacionales que afecten a la confianza de clientes y proveedores.
Los más habituales son: no incluir el código QR en las facturas, manipular registros, conservar archivos sin trazabilidad o no integrar la facturación con la contabilidad. Todos generan sanciones y riesgos para tu negocio.
Lo principal está en anticiparse: auditar el software actual, migrar a un programa homologado, formar al equipo administrativo y contar con el apoyo de una asesoría fiscal y contable especializada como Avantik.
