Cómo digitalizar la contabilidad de tu sociedad sin perder el control

Digitalizar la contabilidad de tu sociedad no es una moda ni una opción estética. Es una decisión estratégica que te ahorra tiempo, evita errores y mejora la trazabilidad.

La normativa en España no deja margen a la improvisación. Con la Ley 18/2022, el RD 1007/2023 (VERIFACTU) y el RD 254/2025, se consolida un entorno donde los sistemas contables deben ser más seguros y auditables.

Además, con el Kit Digital, puedes acceder a soluciones subvencionadas que te ayudarán a implementar herramientas sin desequilibrar tus finanzas. Es el momento ideal para actuar.

Qué implica digitalizar la contabilidad de una sociedad

Digitalizar contabilidad sociedades no es simplemente cambiar papeles por archivos PDF. Implica rediseñar los procesos para que sean más seguros, rápidos y alineados con la ley.

Esto incluye la digitalización de facturas, la automatización de asientos contables, la integración con bancos y la colaboración fluida con tu asesoría. Todo en un mismo entorno.

También requiere prestar atención a aspectos como el registro de actividades de tratamiento (RAT), la seguridad de los datos y la gestión documental eficiente.

El marco legal: lo que tu software debe cumplir

Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece y la Orden HAC/1177/2024, los sistemas contables deben cumplir requisitos muy claros de trazabilidad, integridad y conservación.

Las soluciones deben permitir factura electrónica B2B, cumplir con VeriFactu y estar preparadas para integrarse con el Suministro Inmediato de Información (SII), si estás obligado a ello.

También es importante la compatibilidad con plataformas como FACe y el uso del formato Facturae, obligatorios para relaciones con la administración pública.

Paso 1: mapa operativo antes de elegir software

Antes de contratar herramientas, identifica tus procesos clave: recepción de facturas, flujos de aprobación, conciliación bancaria, reporting y archivo electrónico.

Diseña un mapa de responsabilidades donde cada tarea tenga un responsable y puntos de control claros. Así podrás automatizar sin perder el control.

Una buena digitalización parte del orden: sin una política documental clara, digitalizar solo traslada el caos del papel a la nube.

Paso 2: software que automatice sin complicarte

Elige una plataforma que te permita automatizar contabilidad sin depender de conocimientos técnicos avanzados. Las mejores incluyen OCR, conciliación bancaria y flujos de aprobación.

Revisa que cumplan con la normativa vigente: registro inalterable, sellado de operaciones, exportación de evidencias y logs de auditoría.

Además, asegúrate de que se integre con tu banco, ERP o CRM para facilitar una visión global del negocio y del estado de tu tesorería.

Paso 3: digitalizar facturas y aprovechar el Kit Digital

Para digitalizar facturas con eficiencia, usa herramientas compatibles con el formato Facturae y con funcionalidades OCR para lectura automática.

Si aún no cuentas con estas soluciones, puedes optar al Kit Digital contabilidad, que financia herramientas de gestión y facturación electrónica.

Recuerda que para contabilizar factura Kit Digital, debes justificar correctamente cada fase del proyecto ante Red.es o Acelera Pyme.

Paso 4: implanta por oleadas y mide el progreso

No intentes digitalizarlo todo de golpe. Implanta en fases: primero facturación, luego proveedores, libros fiscales y por último auditoría continua.

Establece indicadores (KPI) claros: tiempo de cierre contable, errores de validación, rechazos en FACe o discrepancias en SII, según el caso.

Mide resultados tras cada fase e identifica puntos débiles para seguir mejorando. La digitalización no es un evento: es un proceso de mejora continua.

Paso 5: protege tus datos y controla accesos

El cumplimiento del RGPD también aplica aquí. Documenta tu RAT, establece medidas técnicas y gestiona los accesos por perfiles de usuario.

Tu sistema debe contar con backups automáticos, retenciones según plazos fiscales y herramientas de restauración rápida ante incidentes.

Activa logs y bloquea ediciones retroactivas sin trazabilidad. Este punto es obligatorio según el RD 1007/2023.

Paso 6: forma a tu equipo y define procedimientos

Digitalizar sin formar es como estrenar máquina sin manual. Define procedimientos claros para cierres mensuales, facturas rectificativas y conciliaciones.

Segmenta la formación según perfiles: compras, ventas, tesorería, administración. Cada área necesita saber qué cambia y por qué.

Establece una relación fluida con tu asesoría y pacta niveles de servicio para actualizaciones legales y pruebas en cada release de software.

Paso 7: revisa, mejora y documenta

Con la digitalización implantada, dedica tiempo a revisar procesos y documentar mejoras. Automatizar no es desentenderse, sino controlar mejor.

Crea listas de verificación periódicas para validar cumplimiento legal, errores de proceso y mejoras pendientes.

Un buen sistema contable digitalizado siempre está en revisión: lo importante no es automatizar una vez, sino mantener el control día a día.

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