Los errores más comunes de las pymes al implementar VeriFactu (y cómo evitarlos)

Muchas pymes cometen el primer error al creer que VeriFactu es solo un programa nuevo. En realidad, es un marco normativo con implicaciones técnicas y legales importantes. Implementarlo correctamente implica mucho más que actualizar un software.

Este sistema obliga a que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) garanticen la integridad y trazabilidad de cada factura. Si eliges la modalidad VeriFactu, también deberás remitirlas a la Agencia Tributaria en tiempo real, con encadenamiento hash, código QR y la leyenda correspondiente en cada documento.

Error 1: Reducir la implantación al «programa de facturas»

Uno de los errores más comunes en pymes es pensar que basta con actualizar el programa central de facturación. Esto excluye módulos como TPV, tiendas online o sistemas satélite.

Esto puede generar registros incompletos o series desalineadas, lo que incumple el reglamento. No basta con que el software principal cumpla: todos los canales de facturación deben adaptarse.

La solución pasa por realizar un inventario completo de sistemas y decidir si optar por un sistema único centralizado o varios SIF independientes que cumplan individualmente el reglamento.

Error 2: No diferenciar entre modalidades VeriFactu y no verificable

Muchas pymes creen que están obligadas a remitir siempre las facturas a la AEAT, pero esto no es así. Existen dos modalidades: VeriFactu y no verificable.

En la primera, los registros se envían online; en la segunda, se guardan localmente bajo ciertos requisitos. Empezar a enviar registros implica adherirse a VeriFactu hasta final de año.

Para evitar este error, es clave tomar una decisión informada, analizando costes, obligaciones y beneficios de cada modalidad según el perfil de la empresa.

Error 3: Planificar «a última hora»

Algunas empresas están dejando la adaptación para el último momento, sin considerar los hitos oficiales ni los plazos de los proveedores.

El calendario general establece el 1 de enero de 2026 para empresas y el 1 de julio de 2026 para autónomos. También hay hitos previos relacionados con la Orden Ministerial técnica.

Evitarlo exige una planificación con tiempo, coordinada con el proveedor del software y basada en los plazos oficiales definidos por la AEAT.

Error 4: Olvidar actualizar el formato de la factura

No basta con que el sistema envíe los datos correctamente. La representación gráfica también debe cumplir con la normativa.

Muchas pymes se olvidan de incluir el código QR y la leyenda «VERIFACTU» en el PDF o en la impresión de la factura.

Para evitar problemas formales, revisa todas las plantillas de impresión y realiza pruebas para verificar que incluyen todos los elementos obligatorios.

Error 5: Interrumpir la facturación por fallos de conexión

Si el sistema no puede conectarse con la AEAT, algunas empresas pausan la emisión de facturas, lo cual es un error.

La normativa permite continuar facturando en caso de caída de Internet o la Sede Electrónica. Los datos pueden enviarse más adelante, marcando «incidencia».

Lo correcto es tener un procedimiento documentado para estos casos, con automatización de reintentos y registros seguros de los envíos.

Error 6: Gestionar mal los encadenamientos y series en ERPs complejos

En sistemas ERP con varios módulos o canales, pueden surgir errores si no hay un criterio claro para la numeración y encadenamiento de facturas.

Esto puede provocar omisiones, duplicados o saltos que invaliden la trazabilidad exigida por la normativa VeriFactu.

La solución está en definir un modelo de series claro, ya sea desde un sistema centralizado o asegurando que cada SIF cumpla con las reglas de forma individual.

Error 7: Exigir firma electrónica cuando no es necesaria

Otra confusión habitual es pensar que todos los envíos en modalidad VeriFactu deben llevar firma electrónica.

Esto añade complejidad y puede causar fallos de validación innecesarios. Solo se exige firma en ciertos casos de conservación local.

Recuerda que, si eliges VeriFactu y remites los datos a la AEAT, no necesitas firmarlos electrónicamente para cumplir el reglamento.

Error 8: Pensar que desaparecen los Libros Registro o modelos informativos

La adopción de VeriFactu no exime de otras obligaciones fiscales, como los Libros Registro o los modelos 347/349.

Algunas pymes creen que con enviar los datos a la AEAT ya cumplen todo, lo que puede derivar en sanciones por omisión de otras declaraciones.

Es necesario seguir llevando los Libros Registro y presentando los modelos informativos como se ha hecho hasta ahora.

Error 9: No controlar adecuadamente rectificaciones o anulaciones

Otro punto crítico es la gestión de facturas rectificativas o anulaciones. Muchas veces se rehacen sin dejar registro, lo cual rompe la trazabilidad.

Este error pone en riesgo el cumplimiento y puede derivar en inspecciones o sanciones por falta de coherencia contable.

Usa siempre las funciones previstas para rectificar o anular, documenta las causas y asegúrete de que el sistema registra correctamente cada operación.

Error 10: Datos incorrectos o sin validación previa

Facturas con NIF erróneos, bases mal calculadas o claves de operación mal asignadas provocan rechazos masivos por parte de la AEAT.

Este error suele derivar de la falta de un sistema de validación fiscal previo al envío de los registros.

Para evitarlo, se recomienda integrar un linting fiscal, utilizar catálogos de errores típicos y formar al personal en los campos obligatorios.

Error 11: No formar al personal ni probar casos reales

Implantar un sistema VeriFactu sin formar al personal es un error frecuente. Esto deja sin cubrir casos como devoluciones, anticipos o ventas offline.

La falta de formación puede hacer que los procesos fallen en el día a día, generando errores técnicos y operativos.

Es clave desarrollar un plan de formación por roles, con pruebas reales, backups verificados y simulacros ante incidencias.

Error 12: Elegir software sin verificar su compatibilidad real

Muchas empresas eligen su software de facturación confiando solo en las promesas comerciales, sin verificar que cumpla con el reglamento VeriFactu.

Esto puede traducirse en cambios posteriores, costes extra o sanciones por no cumplir con los requisitos técnicos.

Antes de contratar, exige pruebas funcionales de encadenamiento, gestión de incidencias, exportaciones y remisión de datos a la Sede.

Evita fallos con VeriFactu gracias al acompañamiento de Avantik

En Avantik sabemos que cada empresa es distinta, por eso te acompañamos con un enfoque personalizado para implantar el sistema VeriFactu sin errores.

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