Cómo integrar VeriFactu con tu software de gestión: guía para sociedades

VeriFactu es una funcionalidad obligatoria dentro del nuevo Sistema Informático de Facturación (SIF), que exige la Agencia Tributaria para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas. Aplica a todas las sociedades que no tributan por el SII.

Este sistema implica que cada factura debe tener una huella digital (hash), una firma electrónica (cuando proceda) y un código QR. Además, permite la remisión automática a Hacienda, mejorando la trazabilidad de los documentos.

Si tienes una pyme o sociedad, es importante saber que deberás adaptar tus sistemas antes del 1 de enero de 2026, según el calendario oficial. Prepararse desde ya es clave para evitar problemas técnicos y sanciones.

Obligaciones legales para las sociedades en 2025 y 2026

La normativa que regula VeriFactu se recoge en el Real Decreto 1007/2023 y su modificación, el RD 254/2025. Esta legislación marca las fechas límite para implementar el sistema en función del tipo de contribuyente.

En el caso de las sociedades mercantiles, la fecha límite para tener el sistema operativo es el 1 de enero de 2026. A partir de entonces, será obligatorio emitir facturas con VeriFactu o un sistema equivalente.

Quedan excluidas las empresas que ya usan el Suministro Inmediato de Información (SII). Pero si no estás en ese régimen, debes iniciar cuanto antes el proceso de adaptación para cumplir con la ley.

¿Cómo se integra VeriFactu en tu software actual?

La integración de VeriFactu implica conectar tu software de facturación con los estándares técnicos definidos por la Agencia Tributaria. Esto incluye adaptar tus procesos de alta, anulación y eventos de facturación.

Se trata de una integración que ha requerido ciertos conocimientos técnicos, ya que ha habido que implementar el modelo de datos, firmar digitalmente los registros y generar la cadena de huellas correctamente.

En muchas pymes, esta adaptación se ha resuelto contratando una herramienta que ya cumple con VeriFactu o mediante consultores tecnológicos. Lo importante es validar que tu software cumple con todos los requisitos de la AEAT.

Cómo adaptar Holded a VeriFactu paso a paso

Holded es uno de los mejores programas de facturación en la nube para pequeñas y medianas empresas. Su flexibilidad permite integrarlo con sistemas de terceros y adaptarlo a VeriFactu con apoyo técnico.

1. Evalúa tu cuenta actual: Revisa si tu plan de Holded permite integraciones API y funcionalidades avanzadas de facturación.
2. Revisa la documentación técnica: Es necesario contar con un desarrollador o proveedor que conozca los esquemas WSDL y XSD de la AEAT.
3. Configura el QR y firma electrónica: Tu flujo de emisión de facturas debe incluir estos elementos en PDF y XML.

Además, Holded te permite descargar registros y conservarlos conforme a las reglas de trazabilidad y custodia exigidas en el reglamento de VeriFactu.

Requisitos técnicos que debe cumplir tu software

El software VeriFactu debe generar registros de facturación con una estructura muy concreta. La AEAT publica los diseños de registro, con campos específicos para datos, firma, eventos y anulación.

Además, debe ser capaz de:

• Calcular y encadenar huellas (hash) entre facturas.
• Añadir un código QR con los parámetros exigidos.
• Enviar los registros en tiempo real o guardarlos para su remisión posterior.

Por último, se exige una declaración responsable del fabricante del software o del propio usuario si ha desarrollado una solución propia. Este documento acredita que el sistema cumple con lo establecido.

Principales ventajas de integrar VeriFactu desde ahora

Adelantarse a la implementación de VeriFactu ofrece múltiples ventajas para las sociedades. En primer lugar, te permite evitar prisas o errores técnicos cerca de la fecha límite.

Además, tendrás más tiempo para probar el sistema en el entorno de pruebas de la AEAT, resolver incidencias y formar al personal encargado de facturar o generar reportes.

Por último, integrar VeriFactu mejora la transparencia fiscal y reduce el riesgo de errores o inspecciones. Todo ello sin comprometer la agilidad operativa de tu empresa.

¿Qué pasa si no integras VeriFactu a tiempo?

No cumplir con los plazos establecidos puede traer consecuencias importantes. El nuevo régimen sancionador previsto en el artículo 201 bis de la LGT contempla multas por cada factura emitida sin los requisitos.

Además de las sanciones económicas, no integrar el sistema puede suponer una pérdida de eficiencia interna, problemas con clientes o proveedores y dificultades para justificar tus ingresos ante la administración.

Por eso, es recomendable comenzar con la planificación desde este mismo año, especialmente si trabajas con varios sistemas de emisión como ERP, TPV o ecommerce.

¿Qué otras herramientas se pueden integrar con VeriFactu?

Además de Holded, existen muchas aplicaciones que pueden cumplir con los requisitos de VeriFactu. Algunas opciones populares entre sociedades son:

• Quipu: software español con módulos de contabilidad y facturación.
• Billin: permite enviar facturas con QR y cuenta con certificación.
• FacturaDirecta: ideal para autónomos y pequeñas sociedades.

Cada herramienta tiene ventajas distintas. Lo esencial es que permita generar registros válidos, firmar electrónicamente y emitir QR. También debe garantizar la custodia de los datos durante el plazo legal.

Cómo afecta VeriFactu a la contabilidad y fiscalidad de tu empresa

El sistema VeriFactu mejora la trazabilidad contable, ya que obliga a vincular cada factura a un registro inalterable. Esto permite detectar errores antes de que impacten en tus libros contables.

También facilita el control del IVA soportado y repercutido, al cruzar los datos de forma más precisa con la Agencia Tributaria. Esto puede reducir discrepancias y requerimientos adicionales.

Finalmente, la integración favorece una gestión fiscal más automatizada, permitiendo a tu asesoría trabajar con mayor seguridad y menos carga manual en la revisión de facturas.

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En Avantik entendemos la importancia de contar con un sistema sólido de facturación que cumpla con todos los requisitos legales y técnicos. Por eso, ofrecemos soluciones ajustadas a la realidad de tu negocio.

Nuestro enfoque es cercano, claro y eficaz. Nos encargamos de que tu software esté preparado para VeriFactu, ya sea adaptando uno existente como Holded o creando un sistema propio desde cero.

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