¿Cómo se hace la nómina de un trabajador en España? Guía paso a paso
La nómina es uno de los documentos más importantes en la relación entre empresa y trabajador, ya que refleja el salario que este último recibirá por su trabajo.
En España, la creación de una nómina implica cumplir con una serie de requisitos legales y normativos, así como tener en cuenta los conceptos de salario base, retenciones, cotizaciones a la Seguridad Social, entre otros elementos esenciales.
En este artículo, te explicamos paso a paso cómo se hace la nómina de un trabajador, abordando los principales componentes que deben ser considerados para cumplir con las normativas vigentes.
¿Qué es una nómina y por qué es importante?
Definición de nómina
La nómina es el documento oficial que refleja la retribución económica que un trabajador recibe por su actividad profesional en un determinado periodo. Contiene información detallada sobre el salario, deducciones, aportaciones a la Seguridad Social y otros conceptos que son relevantes tanto para el empleado como para la empresa.
Importancia de la nómina
- Cumplimiento legal: Elaborar una nómina correctamente asegura que la empresa cumpla con sus obligaciones legales en cuanto a salarios y cotizaciones.
- Relación con el trabajador: Un documento claro y preciso genera transparencia y confianza entre el empleado y la empresa.
- Control financiero: La nómina permite a las empresas gestionar de manera más eficiente los costos laborales.
Elementos clave
- Salario Base: La cantidad inicial a la que tiene derecho el trabajador según su contrato y convenio.
- Complementos: Extras al salario base, como las pagas extra, bonos, y otros beneficios.
- Deducciones: Impuestos como el IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social.
Cómo hacer una nómina
Crear una nómina para un trabajador en España requiere seguir unos pasos específicos que aseguren el cumplimiento legal y la claridad para ambas partes.
Encabezado de la nómina
El encabezado incluye los datos esenciales tanto de la empresa como del trabajador, así como el periodo al que corresponde la nómina.
- Datos de la empresa: Nombre legal, domicilio fiscal, CIF, y código de cuenta de cotización.
- Datos del trabajador: Nombre completo, DNI, número de Seguridad Social, categoría profesional y contrato.
- Periodo de liquidación: Mes trabajado, con fechas de inicio y fin, y total de días.
Devengos: ¿Qué son?
Los devengos son las percepciones económicas del trabajador antes de aplicar las deducciones. Estas se dividen en dos categorías:
- Percepciones salariales: Incluyen el salario base y los complementos salariales como pluses por antigüedad, horas extras, pagas prorrateadas o mejoras voluntarias. Todos estos conceptos cotizan a la Seguridad Social.
- Percepciones no salariales: Son indemnizaciones, dietas, kilometraje o compensaciones que no cotizan a la Seguridad Social.
El salario bruto es el total de los devengos antes de aplicar las deducciones.
Deducciones: ¿Qué se descuenta?
Las deducciones se aplican sobre el salario bruto y dan lugar al salario neto que recibirá el trabajador. Las principales deducciones incluyen:
- Cotizaciones a la Seguridad Social: El trabajador aporta un porcentaje de su base de cotización, que incluye contingencias comunes y otras aportaciones como desempleo o formación profesional.
- IRPF: Retención según los ingresos y la situación personal del trabajador.
- Otras deducciones: Anticipos, retribución flexible o productos en especie.
¿Cómo calcular el salario neto?
Restando las deducciones del salario bruto se obtiene el salario neto que el trabajador percibe finalmente. Es fundamental que la nómina refleje claramente todas las deducciones aplicadas.
Pasos para hacer una nómina
A continuación, describimos de manera detallada los pasos necesarios para crear una nómina correcta y conforme a la normativa española:
Paso 1: Calcular el salario base
Este es el importe que percibe el trabajador según su contrato de trabajo y el convenio colectivo aplicable. Es el punto de partida para la elaboración de la nómina. Se debe tener en cuenta si el salario está estipulado de forma mensual o por horas.
Paso 2: Añadir los complementos salariales
Los complementos son adicionales al salario base y pueden variar según las circunstancias del trabajo:
- Antigüedad: Incremento por el tiempo trabajado en la empresa.
- Peligrosidad: Extra por riesgos laborales asociados al puesto.
- Horas extras: Pago adicional por trabajo realizado fuera del horario normal.
Paso 3: Calcular las retenciones del IRPF
La retención del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) varía en función del salario del trabajador, su situación personal y familiar. Este porcentaje se resta del salario bruto y es obligatorio para cumplir con la normativa tributaria.
Paso 4: Calcular las cotizaciones a la Seguridad Social
Tanto el trabajador como la empresa deben cotizar a la Seguridad Social. Estos porcentajes varían, pero incluyen conceptos como:
- Contingencias comunes: Para cubrir enfermedades comunes y accidentes no laborales.
- Desempleo: Para financiar las prestaciones por desempleo.
- Formación profesional: Para fomentar la capacitación laboral.
Paso 5: Determinar el líquido a percibir
Finalmente, tras aplicar las deducciones (IRPF, Seguridad Social, otras), se obtiene el líquido a percibir, es decir, la cantidad neta que el trabajador recibirá.
¿Cómo se realiza el pago de la nómina?
En la mayoría de los casos, el pago de la nómina se realiza de forma mensual y a mes vencido. Sin embargo, dependiendo del convenio o acuerdo entre las partes, también puede abonarse semanal o quincenalmente.
Modalidades de pago
- Pago mensual: Es el método más frecuente, en el que el salario del mes se paga al finalizar el periodo.
- Pago semanal o quincenal: Algunas empresas, dependiendo de su convenio colectivo, optan por pagos más frecuentes, como cada semana o cada quincena.
Anticipo de nómina
El anticipo de nómina es una tendencia creciente que permite al trabajador recibir una parte del salario antes de la fecha de pago oficial. Esto no solo brinda flexibilidad financiera al empleado, sino que también ayuda a la empresa a fidelizar a su equipo mediante una política retributiva más flexible.
Pago del finiquito
Cuando finaliza la relación laboral, el trabajador tiene derecho a percibir el finiquito, que incluye salarios devengados y no retribuidos, como la parte proporcional de las pagas extras y de las vacaciones no disfrutadas.
Ejemplo de nómina detallada
Concepto | Importe |
Salario base | 1.500 € |
Complementos | 200 € |
Horas extras | 50 € |
Devengos totales | 1.750 € |
Retención IRPF (15%) | -262,50 € |
Cotización Seguridad Social | -137,50 € |
Líquido a percibir | 1.350 € |
Conclusión
Hacer correctamente la nómina de un trabajador es esencial para el cumplimiento legal y el buen funcionamiento de cualquier empresa. Un manejo adecuado evita errores y garantiza una relación laboral transparente y confiable.
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Preguntas frecuentes
El salario neto se obtiene restando al salario bruto todas las deducciones, como las cotizaciones a la Seguridad Social y el IRPF. También se deben tener en cuenta otros conceptos como anticipos o productos en especie, si los hubiera.
El anticipo de nómina es una modalidad que permite al trabajador recibir parte de su salario antes de la fecha habitual de pago. Es una herramienta que ofrece flexibilidad financiera al trabajador y puede ser un beneficio adicional que mejore la retención de talento.
Si un trabajador está de baja por enfermedad, maternidad o paternidad, su nómina puede variar. Durante los días de baja, el trabajador percibe una cantidad inferior al salario habitual, y parte de esa cantidad puede estar cubierta por la Seguridad Social.
