Trabajo a distancia: qué debe incluir el acuerdo laboral y qué obligaciones tiene tu empresa
Si en tu empresa hay trabajadores que hacen teletrabajo de forma regular, estás obligado a tener un acuerdo de trabajo a distancia por escrito. No es opcional, no vale con un correo electrónico ni con un acuerdo verbal. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo exige expresamente, y su incumplimiento puede derivar en sanciones laborales.
Muchas empresas pusieron en marcha el teletrabajo de forma rápida durante la pandemia y nunca formalizaron correctamente las condiciones. Otras lo han incorporado como opción habitual sin revisar si su documentación cumple con lo que exige la norma. En ambos casos, el riesgo es el mismo: que un trabajador o la Inspección de Trabajo cuestione las condiciones.
En este artículo de Avantik explicamos qué es exactamente el trabajo a distancia, qué diferencia hay con el teletrabajo, qué debe contener obligatoriamente el acuerdo y qué obligaciones tiene la empresa hacia el trabajador a distancia.
Trabajo a distancia y teletrabajo: no son lo mismo
Aunque en el lenguaje cotidiano se usan como sinónimos, la Ley 10/2021 establece una distinción técnica entre ambos conceptos que conviene conocer:
Modalidad | Definición | Regulación |
Trabajo a distancia | Trabajo que se realiza fuera del centro de empresa de forma combinada con la presencialidad, de manera regular | Ley 10/2021 |
Teletrabajo | Trabajo a distancia realizado exclusiva o predominantemente mediante medios telemáticos e informáticos | Ley 10/2021 (submodalidad) |
En la práctica, la Ley 10/2021 regula el trabajo a distancia como modalidad general. El teletrabajo es una forma específica de trabajo a distancia. El acuerdo formal que exige la ley se aplica al trabajo a distancia, y por tanto también al teletrabajo.
Cuándo es obligatorio formalizar el acuerdo de trabajo a distancia
La obligación de formalizar el acuerdo entra en juego cuando el trabajo a distancia es regular. La ley define regular como al menos el 30% de la jornada durante un período de tres meses, o el porcentaje proporcional equivalente según la duración del contrato.
En términos prácticos, esto equivale aproximadamente a dos días a la semana de teletrabajo para un contrato a tiempo completo. Si el trabajador hace solo un día puntual desde casa, la obligación no se activa. Pero en cuanto la modalidad se repite con regularidad, el acuerdo es obligatorio.
El acuerdo debe formalizarse antes de que se inicie el trabajo a distancia, no después. Y si el trabajador no lo firma, la consecuencia es que deberá prestar servicios de forma 100% presencial. No firmar el acuerdo no puede conllevar ningún tipo de consecuencia negativa para el empleado.
Qué debe incluir obligatoriamente el acuerdo de trabajo a distancia
El artículo 7 de la Ley 10/2021 establece el contenido mínimo que debe tener el acuerdo. No se trata de recomendaciones: todos estos puntos son obligatorios.
1. Inventario de medios, equipos y herramientas
El acuerdo debe incluir un inventario de los medios, equipos y herramientas necesarios para el trabajo a distancia, incluidos los consumibles y los elementos de mobiliario. También debe especificar la vida útil o el periodo máximo de renovación.
2. Gastos y forma de compensarlos
La empresa está obligada a compensar al trabajador por los gastos derivados del trabajo a distancia: electricidad, conexión a internet, desgaste de mobiliario, etc. El acuerdo debe especificar cómo se cuantifican esos gastos y cómo se abonan. El Tribunal Supremo ha confirmado en la Sentencia núm. 164/2025, de 4 de marzo de 2025, que la compensación de gastos es un derecho mínimo: cualquier cláusula que resulte en que el trabajador no perciba compensación alguna es nula.
3. Horario de trabajo y reglas de disponibilidad
Debe quedar claro cuál es el horario del trabajador a distancia y, en su caso, las reglas de disponibilidad dentro de ese horario. No basta con decir que el trabajador “oríenta su jornada”: hay que concretar el marco horario en el que presta servicios.
4. Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y a distancia
El acuerdo debe recoger el porcentaje de la jornada que se realizará a distancia y cuál presencialmente, y cómo se distribuyen esos días. El Tribunal Supremo, en la Sentencia núm. 959/2024, de 26 de junio de 2024, declaró nula una cláusula que atribuía al responsable jerárquico la facultad de fijar el tiempo de teletrabajo según las necesidades del departamento. La distribución debe estar acordada, no quedar a la discreción unilateral de la empresa.
5. Centro de trabajo al que queda adscrito el trabajador
Aunque trabaje a distancia, el trabajador debe quedar adscrito a un centro de trabajo concreto de la empresa. Esto tiene implicaciones en materia de prevención de riesgos laborales y en la determinación de derechos vinculados al centro.
6. Lugar de trabajo a distancia
El acuerdo debe recoger el lugar o lugares desde los que el trabajador prestará servicios a distancia. El trabajador elige el lugar, pero este debe quedar recogido en el acuerdo. Si quiere cambiar de lugar de forma habitual (por ejemplo, trabajar desde otro país), habrá que valorar las implicaciones legales y fiscales.
7. Medios de control empresarial
La empresa puede establecer medios de control de la actividad del teletrabajador, pero deben estar especificados en el acuerdo y respetar los derechos a la intimidad y la protección de datos del trabajador.
8. Procedimiento ante dificultades técnicas
El acuerdo debe prever qué ocurre cuando el trabajador sufre una avería u otras dificultades técnicas que impidan el trabajo a distancia. El Tribunal Supremo ha aclarado que el tiempo de inactividad por avería no puede considerarse tiempo de descanso: el trabajador no puede desconectarse libremente, por lo que no es tiempo libre.
9. Duración del acuerdo y plazos de preaviso para la reversibilidad
El acuerdo puede ser indefinido o tener una duración determinada. En todo caso, debe recoger los plazos de preaviso para ejercer la reversibilidad, es decir, para volver al trabajo presencial (por parte de la empresa o del trabajador). El Tribunal Supremo ha declarado nula una cláusula en la que la decisión voluntaria del trabajador de revertir quedaba condicionada a las posibilidades empresariales.
10. Instrucción sobre protección de datos y seguridad de la información
El acuerdo debe incluir una referencia a las políticas de protección de datos y seguridad informática que el trabajador debe respetar en el trabajo a distancia, especialmente si accede a datos de clientes o información confidencial.
Obligaciones de la empresa con el trabajador a distancia
Más allá del acuerdo, la Ley 10/2021 establece una serie de obligaciones que la empresa debe cumplir con independencia de lo que diga el acuerdo:
- Dotación de medios: la empresa debe proporcionar al trabajador los equipos y herramientas necesarios. No puede imponer el uso de los medios personales del trabajador sin compensación.
- Compensación de gastos: obligatoria, no negociable. El importe puede venir fijado por convenio colectivo o acordarse directamente.
- Igualdad de derechos: el trabajador a distancia tiene los mismos derechos que el trabajador presencial en materia de retribución, formación, promoción y conciliación.
- Prevención de riesgos laborales: la empresa debe evaluar los riesgos del puesto de trabajo a distancia, incluyendo los riesgos ergonómicos y psicosociales.
- Derecho a la desconexión digital: el trabajador tiene derecho a desconectarse fuera de su horario laboral. La empresa no puede exigir disponibilidad fuera de la jornada pactada.
- Derecho a la intimidad: los medios de control deben ser proporcionados y respetar la privacidad del trabajador en su domicilio.
- Comunicación a la representación legal: la empresa debe entregar una copia del acuerdo a la representación legal de los trabajadores en un plazo inferior a 10 días desde la firma.
- Envío al SEPE: tras entregar el acuerdo a la representación legal, debe enviarse una copia a la oficina de empleo.
Errores frecuentes de las empresas al gestionar el trabajo a distancia
- No tener acuerdo escrito cuando el teletrabajo supera el 30% de la jornada. El acuerdo verbal no vale.
- No incluir la compensación de gastos o ponerla a cero. El TS lo considera nulo.
- Dejar la distribución de días al criterio del responsable. Debe estar acordada entre empresa y trabajador.
- No comunicar el acuerdo a la representación de trabajadores en plazo.
- No evaluar riesgos laborales del puesto de trabajo a distancia.
- Exigir disponibilidad fuera del horario pactado, vulnerando el derecho a la desconexión digital.
- Asumir que el teletrabajo implica menor coste para la empresa. La ley obliga a dotar de medios y compensar gastos.
Si en tu empresa habéis incorporado el teletrabajo sin revisar en detalle el acuerdo, es un buen momento para hacerlo. Otros cambios recientes en materia laboral que también afectan a tus obligaciones como empleador son la reducción de jornada laboral a 37,5 horas semanales y el nuevo Estatuto del Becario.
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También te asesoramos sobre la compensación de gastos, la evaluación de riesgos laborales del puesto a distancia y el cumplimiento de las obligaciones de comunicación con la representación de los trabajadores y con el SEPE.
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Preguntas frecuentes sobre el trabajo a distancia
¿Cuándo es obligatorio el acuerdo de trabajo a distancia?
Cuando el trabajo a distancia alcanza o supera el 30% de la jornada durante un período de tres meses. En la práctica, esto equivale a dos o más días semanales de teletrabajo para un contrato a tiempo completo. Por debajo de ese umbral, la obligación no se activa.
¿Puede el trabajador negarse a firmar el acuerdo de teletrabajo?
Sí. El acuerdo de trabajo a distancia es voluntario para el trabajador. Si no lo firma, deberá prestar sus servicios de forma 100% presencial, pero no puede sufrir ninguna consecuencia negativa por esa decisión. La empresa no puede imponer el teletrabajo unilateralmente.
¿Qué gastos debe compensar la empresa al teletrabajador?
Los gastos derivados del trabajo a distancia: electricidad, conexión a internet, desgaste de equipos y mobiliario. El importe puede fijarse en el convenio colectivo o acordarse entre empresa y trabajador. El Tribunal Supremo ha confirmado que la compensación de gastos es un derecho mínimo y que no cabe pactar compensación cero.
¿Puede la empresa exigir al teletrabajador que acuda presencialmente en un día de teletrabajo?
Con carácter general, no. El Tribunal Supremo ha declarado nulas las cláusulas que permiten a la empresa exigir presencialidad en días de teletrabajo sin posibilidad de sustituirlos. La excepción son los sectores que prestan servicios esenciales, donde pueden surgir urgencias justificadas.
¿Qué diferencia hay entre teletrabajo y trabajo a distancia?
El trabajo a distancia es la modalidad general: trabajo realizado fuera del centro de la empresa de forma combinada con la presencialidad. El teletrabajo es una submodalidad del trabajo a distancia que se realiza exclusiva o predominantemente mediante medios telemáticos. El acuerdo obligatorio de la Ley 10/2021 se aplica a ambos.
¿Es reversible el acuerdo de trabajo a distancia?
Sí. Tanto la empresa como el trabajador pueden solicitar volver a la presencialidad, respetando los plazos de preaviso pactados en el acuerdo. No obstante, el Tribunal Supremo ha declarado nulas las cláusulas que condicionan la reversibilidad del trabajador a las posibilidades de la empresa.
¿Qué ocurre si el teletrabajador tiene una avería y no puede trabajar?
El Tribunal Supremo ha aclarado que ese tiempo de inactividad no puede considerarse tiempo de descanso. El trabajador no puede desconectarse libremente, por lo que no es tiempo libre. El acuerdo debe prever expresamente cómo se gestiona esta situación.
