10 Pasos para mejorar la contabilidad en las empresas
Mejorar la contabilidad es uno de los objetivos principales de las empresas de cara al 2025 en España.
Por ello, en Avantik queremos ofrecer a nuestros lectores una guía con 10 pasos para mejorar la contabilidad en las empresas y así aprovechar todos los beneficios que implican las buenas prácticas en este sector de tu negocio.
¿Para qué sirve la contabilidad en una empresa? Un pilar de crecimiento
Tal y como ocurre en un hogar, es decir, en la vida cotidiana de las personas, un negocio que no lleva un control adecuado de sus ingresos y costes está destinado a enfrentarse a problemas económicos y fiscales que pueden comprometer su estabilidad.
Y antes de profundizar en las mejores prácticas, es importante responder una pregunta central: ¿para qué sirve la contabilidad?
La contabilidad en la empresa es mucho más que solo registrar ingresos y egresos; es un sistema que permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales, garantizando el cumplimiento de obligaciones fiscales y optimizando la rentabilidad del negocio. Entre sus principales funciones se encuentran:
- Controlar el flujo de caja y las finanzas.
- Facilitar la toma de decisiones con información precisa.
- Garantizar el cumplimiento de impuestos y normativas legales.
- Analizar la rentabilidad de la empresa.
- Asegurar que la información financiera sea clara y confiable.
¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa de manera eficiente? 10 Pasos
Ya sea una gran corporación o una empresa emergente, contar con una estructura contable organizada ayuda a evitar problemas financieros y garantizar el crecimiento del negocio.
Llevar un control adecuado de los ingresos, gastos, impuestos y obligaciones financieras permite a las empresas crecer.
A continuación, te presentamos 10 pasos para mejorar la contabilidad en las empresas, con un enfoque en la eficiencia, la tecnología y la personalización de los servicios contables.
1) Separa las finanzas personales de las empresariales
Uno de los errores más habituales en pymes es mezclar los gastos personales con los del negocio. Esto genera desorden en la gestión financiera y puede derivar en problemas fiscales o de flujo de caja. ¿Cómo evitarlo?
- Abrir una cuenta bancaria exclusiva para la empresa.
- Usar tarjetas de crédito corporativas para compras relacionadas con el negocio.
- Llevar un registro detallado de los movimientos financieros personales y empresariales.
Esta práctica permite una mejor organización de los recursos y facilita el análisis de la rentabilidad del negocio.
2) Registra cada transacción
Llevar un registro preciso de cada ingreso y gasto es oportuno para la transparencia financiera. Sin este control, es fácil perder de vista los gastos innecesarios o sobreestimar los ingresos. Para mejorar la contabilidad de una empresa en este aspecto, es interesante:
- Implementar herramientas digitales como QuickBooks, Xero o Wave, que automatizan los registros contables.
- Registrar cada transacción al momento en que ocurre para evitar omisiones.
- Archivar facturas y comprobantes de pago, tanto en formato físico como digital, para una mejor trazabilidad.
3) Automatiza procesos contables
El uso de software contable ayuda a reducir errores humanos y optimizar el tiempo invertido en la administración financiera. La automatización es un paso importante para mejorar la eficiencia operativa y minimizar riesgos. Beneficios de la automatización contable:
- Reducción de errores en cálculos y registros.
- Generación automática de reportes financieros y estados de resultados.
- Mayor control sobre impuestos y obligaciones fiscales.
Adoptar estas herramientas permite que el equipo de trabajo se enfoque en el crecimiento del negocio en lugar de perder tiempo en tareas administrativas repetitivas.
4) Controla el flujo de caja
El flujo de caja es el motor financiero de cualquier empresa. Una empresa puede tener ventas altas, pero si no gestiona bien sus cobros y pagos, puede enfrentar problemas de liquidez. Un flujo de caja saludable garantiza la estabilidad financiera y permite a la empresa cumplir con sus compromisos sin dificultades.
- Hacer proyecciones financieras a corto y mediano plazo.
- Identificar períodos de alta y baja liquidez para anticipar soluciones.
- Aplicar estrategias de cobro eficaces, como descuentos por pronto pago o recordatorios automatizados.
5) Establece un calendario fiscal
El incumplimiento de las fechas de pago de impuestos puede generar multas y recargos innecesarios. Un calendario fiscal puede marcar la diferencia, con especial atención en estas medidas:
- Elaborar un calendario con todas las fechas relevantes de presentación de impuestos.
- Contar con nuestros asesores contables para mantener actualizada la información fiscal.
- Automatizar el cálculo y la presentación de impuestos mediante software especializado.
6) Implementa controles internos
Los controles internos en la contabilidad permiten minimizar riesgos de fraude, errores y mal manejo de los recursos financieros. Algunas medidas que puedes implementar en tu negocio incluyen:
- Establecer protocolos para la autorización de pagos y transferencias.
- Realizar auditorías internas periódicas para detectar irregularidades.
- Limitar el acceso a la información contable solo a personal autorizado.
7) Busca asesoría especializada
Contar con profesionales en contabilidad es una práctica interesante para garantizar el éxito financiero de una empresa. La asesoría contable no solo ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales, sino que también permite optimizar la rentabilidad del negocio y reducir riesgos financieros.
En Avantik ofrecemos asesoría contable con servicios personalizados, combinando tecnología y experiencia contable para adaptarse a las necesidades específicas de nuestros clientes.
8) Invierte en formación contable
Comprender los fundamentos de la contabilidad permite a los empresarios tomar decisiones informadas y prevenir problemas financieros. Opciones recomendadas de formación:
- Hacer cursos online sobre cómo gestionar la contabilidad de una empresa.
- Asistir a talleres especializados en gestión financiera.
- Contratar consultorías con expertos en contabilidad y finanzas.
9) Evalúa costes y rentabilidad
Para garantizar la sostenibilidad del negocio, es requisito casi obligatorio analizar los costes operativos y evaluar la rentabilidad de cada área. Recomendaciones más importantes:
- Identificar los gastos innecesarios y reducir costes sin afectar la calidad.
- Evaluar la rentabilidad de los productos o servicios ofrecidos.
- Realizar ajustes estratégicos basados en datos contables.
10) Optimiza la gestión de facturas y cuentas por cobrar
El retraso en los pagos de los clientes puede afectar seriamente la liquidez de la empresa. Una gestión eficiente de las cuentas pendientes de cobro ayuda a mantener el flujo de efectivo estable y evitar problemas de liquidez. Para evitar retrasos en los pagos, nuestros principales consejos:
- Implementar sistemas de facturación digital para automatizar el proceso.
- Establecer políticas claras de crédito y cobro.
- Enviar recordatorios de pago antes de la fecha de vencimiento.
Avantik: Asesoría contable a tu medida
Ya sabes, entonces, que llevar la contabilidad de una empresa pequeña o grande es importante para garantizar su éxito y sostenibilidad. Además, ya conoces de forma resumida 10 estrategias principales para aplicar en tu negocio.
Si quieres mejorar la contabilidad de tu empresa en España, nuestra asesoría contable garantizan una gestión eficiente y adaptada a las necesidades de cada cliente.
¿Necesitas ayuda con la contabilidad de tu empresa? Contacta con Avantik, damos asesoramiento a tu medida.
Preguntas frecuentes sobre la contabilidad en las empresas
La contabilidad en la empresa es el proceso de registrar, clasificar y analizar las transacciones financieras con el objetivo de controlar los ingresos y gastos, cumplir con las obligaciones fiscales y tomar decisiones estratégicas.
Existen varios tipos, entre ellos:
- Contabilidad financiera: Registra las operaciones y elabora estados financieros.
- Contabilidad de costos: Analiza los costos de producción y operación.
- Contabilidad fiscal: Asegura el cumplimiento de obligaciones tributarias.
- Contabilidad administrativa: Ayuda en la planificación y toma de decisiones.
Algunas de las mejores opciones incluyen QuickBooks, Xero, Wave y Contasol, dependiendo del tamaño y necesidades de la empresa.
Los impuestos varían según la ubicación y el tipo de empresa, pero los más comunes son:
- IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido).
- Impuesto sobre Sociedades.
- IRPF (si es un autónomo o empresa individual).
- Contribuciones a la seguridad social.
- Pequeña empresa en crecimiento: Una startup en España implementó un software de contabilidad y separó sus cuentas personales de las empresariales. Gracias a esto, logró aumentar su rentabilidad en un 30% en un año.
- Negocio consolidado con problemas de flujo de caja: Una empresa con alta facturación, pero sin control en sus cuentas por cobrar, decidió optimizar su sistema contable con ayuda de expertos. Esto le permitió mejorar su liquidez y reducir en un 50% los pagos atrasados.
